Implantar o refinar metodología de proyectos, o establecer PMOs

Según recientes investigaciones del Project Management Institute (PMI) a nivel mundial, al comparar a las organizaciones de alto desempeño con las de bajo desempeño, las primeras reconocen el valor de la dirección de proyectos, tienen metodologías de gestión de proyectos y son más maduras en su aplicación, y ello se traduce en mayores y mejores resultados para sus negocios.

PMO y el desempeño

Liliana Buchtik provee servicios de consultoría para:

  • Definir, implementar u optimizar una metodología de gestión de proyectos.
  • Evaluar la madurez en gestión de proyectos de una organización y planificar los pasos necesarios para pasar al siguiente nivel de madurez.
  • Implantar una nueva PMO u optimizar una existente.

Definir, implementar u optimizar una metodología de gestión de proyectos

Si necesitas definir una metodología de gestión de proyectos, implementar una ya definida, u optimizar una existente que esté en ejecución, Liliana trabajará con tu organización para apoyarte en este camino.

La metodología a definir, implantar o mejorar puede ser genérica o personalizada al tipo de industria del cliente. Por ejemplo, una metodología genérica puede basarse en la Guía PMBOK del Project Management Institute (PMI), o para un cliente de minería, la metodología puede alineada a la Guía PMBOK y adicionalmente considerar las particularidades del ciclo de vida de los proyectos mineros. Lo mismo aplica a otras industrias. Las áreas de gestión que se abordan son la gestión del alcance, del tiempo, del costo, de los recursos humanos, de los riesgos, de las adquisiciones, de los interesados, de las comunicaciones, de la calidad, y de la integración del proyecto.

Liliana cuenta con experiencia desarrollando metodologías a través de diversas industrias en 30 países, y es la única Latinoamericana que ha sido staff o personal (no voluntaria) del PMI en su sede mundial en Estados Unidos trabajando en la PMO del PMI global, lo cual le ha permitido conocer y aplicar de primera mano el marco de referencia de la Guía PMBOK en la sede de los propietarios y creadores de dicha metodología, un privilegio único y un gran diferenciador a la hora de brindar este servicio de consultoría.

Liliana, y eventualmente apoyada por otros consultores, desarrollará tu metodología en conjunto con personal de proyectos de tu organización consideranto la industria de tu organización, su cultura, el tipo de proyectos, su tamaño y complejidad, su entorno geográfico y operativo, su personal, entre otros, a fin de definir los procesos, procedimientos, plantillas e instructivos que se ajusten a las necesidades de cada cliente.

No es necesario comenzar de cero. Si tu organización ya ha definido algunos procesos, usa plantillas o herramientas específicas, tomará todo ello como insumo para reutilizar lo que sea apropiado. Liliana evaluará el nivel actual de madurez en la aplicación de procesos y herramientas de gestión de proyectos en los distintas áreas de tu organización. Trabajará con tu organización para determinar la metodología que se necesita, o para optimizar una metodología existente.

Evaluar la madurez en gestión de proyectos y planificar los pasos para pasar al siguiente nivel de madurez

Hay organizaciones con una metodología definida y en uso, pero que no han logrado los resultados proyectados, o la adopción de la metodología por parte del personal de la organización. Según estudios realizados por PMI, hay organizaciones cuyas PMOs tienen dificultades en demostrar su valor.

Liliana trabajará con el personal de tu PMO para determinar cuál es el nivel apropiado y factible de madurez para tu organización así como te ayudará a lograr una adopción por parte del personal y un uso consistente y profesional que maximice los resultados para el negocio. Le ayudará al personal a ver a la adopción de la metodología como un camino necesario y que agrega valor, en lugar de verlo como una carga adicional y burocrática.

Revisará tu  metodología y evaluará las competencias y habilidades del personal de proyectos de tu organización. Identificará oportunidades de mejora en la metodología así como en las habilidades de las personas. Mapeará el estado de madurez actual con el recomendado para el corto, medio y largo plazo. Recomendará un plan de desarrollo y/o fortalecimiento de capacidades del personal.

Definirá un mapa de ruta del camino a seguir para lograr un mayor nivel de madurez. Dicha madurez puede basarse en metodologías o marcos de referencia como la propuesta por la Guía PMBOK o por modelos de madurez como por ejemplo el OPM3 del PMI, Organizational Project Management Maturity Model.

Definirá un plan de mejora alcanzable y brindará apoyo en el proceso según se defina en el alcance, así como definirá las métricas para evaluar el éxito de la implantación de mejoras.

Este proceso se puede repetir en el tiempo para evaluar la evolución en la madurez, por ejemplo anualmente, y confirmar que se está avanzando y mejorando en el tiempo para entregar cada día mayores y mejores resulatados al negocio.

Implantar una nueva PMO o mejorar una existente

La PMO es la unidad de la organización responsable de la dirección centralizada y coordinada de los proyectos bajo su órbita. El énfasis no se encuentra sólo en el cumplimiento de los objetivos de los proyectos sino en asegurar una ejecución de proyectos efectiva y eficiente a nivel corporativo.

¿Por qué una PMO?

Una de los principales motivos por los cuales se decide implementar una PMO es porque muchas veces el entorno de la organización no es propicio para gestionar los proyectos con éxito. Los jefes de proyecto no tienen las competencias para proveer estimaciones de tiempo y costo factibles, no tienen la autoridad para resolver temas del proyecto, su rol no es reconocido y/o no tienen el apoyo suficiente de su gerencia, o no están apropiadamente capacitados. En otros casos ellos conocen teóricamente ciertos conceptos pero no saben aplicarlos a sus proyectos. Quienes lideran proyectos pueden ser muy buenos técnicos o conocer su negocio pero no tener la capacidad de ejecutar y planear proyectos de modo profesional. Los equipos de proyecto pueden no estar integrados o comprometidos con la obtención de los resultados que esperara la alta gerencia. También es posible que haya poca visibilidad del avance real de los proyectos. Generalmente los cronogramas o presupuestos son impracticables o con planes incompletos o demasiado genéricos o puede suceder que no se gestionen apropiadamente los cambios, y los proyectos se salen de control. Cada jefe de proyecto habitualmente usa la metodología y herramienta que desea y no hay consistencia en la organización en la forma en que e realizan, gestionan y reportan los proyectos. Por esto, el éxito de los proyectos es aleatorio y no repetible, no depende de la organización y de sus procesos, sino de individuos puntuales. El trabajo se saca como se puede pero no de modo profesional y predecible.

Una PMO es la vía más adecuada para instaurar en una organización la gestión formal y profesional de proyectos, y de asegurar la estandarización de los procesos de gestión a través de los departamentos de la organización. Las organizaciones líderes ven a la PMO de alto desempeño como una ventaja estratégica y competitiva. Organizaciones de las más variadas industrias han encontrado en las PMOs una forma de enfrentar con éxito el desafío de sus proyectos y el cumplimiento de los objetivos organizacionales a través de esta modalidad de gestión.

Modelo de buchtik global® para implantación de PMOs

Liliana usa el modelo propietario de buchtik global® para la implantación de PMOs. Contáctala para conocer más de este modelo y cómo te puede ayudar a implementar una PMO en tu organización.

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FORMATO

Híbrido in-company y remoto

APLICA A

Todas las industrias.

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Disponible en español e inglés.

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