10 beneficios clave de la EDT o WBS
Qué es la EDT
Se llama EDT a la Estructura de Desglose de Trabajo de un proyecto o programa, también conocida como WBS por sus siglas en inglés. En la imagen del cabezal de este blog hay una sección de una EDT real de uno de los proyectos donde estuve involucrada. La EDT desglosa o descompone el 100% del alcance de un proyecto que sea realizado mediante un enfoque tradicional, no ágil, de un proyecto. Aquí describo 10 beneficios del uso de la EDT que publiqué en uno de los capítulos de mi libro Secrets to Mastering the WBS in Real-World Projects Segunda edición, publicado por el Project Management Institute o PMI en Estados Unidos.
Alguno de sus beneficios
El primer beneficio es entender el trabajo en las etapas tempranas del proyecto. Algo que no siempre es fácil comprender cuando nos aproximamos a un proyecto dado que generalmente hay una alta incertidumbre. La EDT, al pedirnos estructurar el trabajo en entregables e ir bajando de nivel de detalle, nos fuerza a pensar en el trabajo involucrado en el proyecto y por lo tanto, a comprenderlo mejor y a aclarar la visión que tenemos del mismo.
El segundo beneficio es evitar los cambios sin control que existen en el proyecto. Cuando se tiene clara la línea de base del alcance, es mucho más fácil determinar cuando nos solicitan un cambio, si el mismo estaba o no dentro del alcance.
El tercer beneficio es entregar lo que se espera ya que la EDT no solo es una herramienta para desglosar el trabajo del proyecto sino también para comunicar el trabajo, y al entenderlo y comunicarlo mejor, eso ayuda a manejar las expectativas de los interesados en torno al trabajo o resultado que se espera del proyecto.
El cuarto beneficio es entender áreas donde tenemos un entendimiento limitado. Como responsables de proyectos, siempre hay entregables o trabajo que conocemos más que otros, siempre hay trabajo que nos es más familiar o que ya hemos hecho antes, y por otro lado, hay trabajo nuevo, que nunca tal vez hicimos nada parecido. De este modo en la EDT podemos identificar claramente cuáles son las cajas o entregables donde necesitamos mejorar nuestro entendimiento del trabajo tal vez consultando a otras personas internas o externas al proyecto o a la compañía, o incluso a consultores o expertos que nos ayuden a aclarar el trabajo involucrado en determinados componentes de la EDT.
El quinto beneficio es ayudarte a visualizar el alcance interno y externo. Esto significa que en un proyecto, muchas veces hay entregables que genera el equipo de proyecto, y otros que generan los contratistas, proveedores u otros equipos externos a la empresa. De ese modo, podemos identificar claramente los entregables que nosotros gestionamos directamente, y aquellos que son gestionados por externos, lo cual nos permitirá rápidamente identificar esos entregables ya que generalmente además por no estar bajo nuestro control directamente, son componentes más riesgosos. Esta visualización se puede realizar coloreando de distintos colores las cajas de la EDT que se entrega por el equipo del proyecto, y las que entregan los equipos externos. Es decir, mediante el uso de leyendas.
El sexto beneficio es visualizar los límites del proyecto y su complejidad. Muchas veces un proyecto parece sencillo hasta que comenzamos a bajar de nivel de detalle en el desarrollo del trabajo que se planifica y ahí surge y queda evidente visualmente todo el trabajo involucrado en el proyecto. Cuando un interesado, el cliente o tu jefe simplifica tu proyecto, y piensa que debería ser más simple o terminar antes, una buena forma de hablar sobre una base concreta es mostrarle la EDT con todos sus entregables para que se aclare la dimensión del trabajo del proyecto.
El séptimo beneficio es que brinda una línea de base para el control de cambios, la cual es la referencia constante de todo el equipo del proyecto, los interesados y el cliente sobre qué está incluido en el alcance y qué está excluido del mismo. Tan importante como es definir qué está dentro del alcance es indicar qué queda fuera del mismo, porque la mayoría de los conflictos con los clientes no serán tanto sobre lo que está en alcance sino sobre lo que está excluido del mismo.
El octavo beneficio es que mejora la planificación del proyecto. Cuando el alcance está claro, el presupuesto y cronograma que se realicen va a ser más completo y de mayor calidad porque para elaborar un cronograma y presupuesto se requiere como entrada o insumo la EDT, es decir, el alcance.
El décimo beneficio es evitar una replanificación continua porque a mitad de camino nos damos cuenta que nos olvidamos de definir tal o cual entregable. Siempre es menos costoso elaborar una buena EDT que darnos cuenta tarde que nos faltó desarrollar parte del trabajo. Si no has usado la EDT te animo a que pruebes utilizarla.
En mi libro Secrets to Mastering the WBS in Real-World Projects Segunda edición, el cual es un best-seller a nivel mundial, incluyo 10 beneficios más en un capítulo sobre estos los beneficios de la EDT y allí también podrás profundizar en los 10 beneficios que te comenté antes. En total en el libro describo 20 beneficios. Este libro es el único de mis libros que no se vende en este sitio web sino en amazon.com. Asegúrate de adquirir la Segunda Edición, que es la última publicada.