Se estructuró, dimensionó e implementó el CdE del cliente. Se asignó y formó a su personal y se definieron e implementaron los procesos y herramientas informáticas necesarias para que hoy todos sus proyectos se gestionen de un modo estandarizado, profesional y con una mejora de resultados medible en diversos ámbitos.
COLOMBIA
CONSTRUCCIÓN
Implementación del Centro de Excelencia (CdE, u oficina de proyectos) con procesos y prácticas de clase mundial, adaptados a la industria y compañía con notorios resultados.
INTRODUCCIÓN
El cliente, el área de Construcción de la compañía Conconcreto en Colombia, tenía como parte de su estrategia convertirse en una empresa de clase mundial. Parte del logro de dicha estrategia consistía en ser de clase mundial en la gestión de sus proyectos, sin embargo, la compañía no contaba con una oficina de proyectos que le permitiera apalancar esta estrategia, si bien contaba con un área de planificación y control.
Los proyectos de edificaciones se ejecutaban, pero no de modo consistente, no siempre se obtenían los resultados esperados ni se lograban los márgenes de ganancia comprometidos. Los procesos no estaban estandarizados ni documentados en su totalidad. Distintos proyectos utilizaban diferentes herramientas, primaban los estilos particulares y no se contaba con un marco de actuación claro. Había áreas de gestión de proyectos que no se abordaban adecuadamente como la gestión del conocimiento, de riesgos, del alcance, del control de cambios, entre otras.
El Vicepresidente de Construcción, el ingeniero Juan Cubillos había contratado a Liliana para una evaluación de madurez de la gestión de sus proyectos donde se detectó una gran brecha entre la madurez existente y la madurez objetivo para ser de clase mundial. Si no se aumentaba el nivel de madurez, no sería posible lograr la estrategia de la compañía.
Un buen inicio, planeación, ejecución, cierre y posventa de los proyectos es fundamental para garantizar su éxito. Hoy contamos con una oficina de servicio, soporte, acompañamiento y monitoreo, que garantiza el cumplimiento y la adecuada implementación de las metodologías de gestión de proyectos.
EL DESAFÍO
Convertir la pequeña área de planificación y control de los proyectos de edificaciones en un centro de excelencia instaurado, que reflejara la estrategia de la compañía y fuera conocedor de la cultura de la organización, con un fuerte liderazgo, personal altamente capacitado para brindar apoyo técnico y de gestión a los proyectos, que gozara del respeto de los gerentes y de los equipos de los proyectos, y los interesados de la compañía, que contara con las plataformas de trabajo online necesarias para un alto desempeño, gran coordinación, reporte de información en tiempo real y herramientas de gestión de proyectos robustas.
El desafío, además, comprendía contar con procesos sólidos, personalizados a la industria, a la región y al tipo de compañía, que no solo estuvieran documentados sino que estuvieran adoptados al 100%. Todo ello con el fin de contribuir con el logro de un desempeño excelente de los proyectos con resultados comprobados.
LA SOLUCIÓN
La compañía contrató a Liliana, quién hizo un análisis de la situación inicial de la gestión de los proyectos en aquel momento. Evaluó los requerimientos y necesidades del cliente, particularmente de la vicepresidencia de proyectos, el nivel de profesionalismo existente, las áreas requeridas de mejora, el déficit en capacitación del personal, el estado y brecha en los procesos de gestión, las herramientas existentes versus las necesarias, entre otros elementos.
Luego analizó diversos modelos y estructuras de oficinas de proyecto (PMO) posibles, con los potenciales servicios que ofrecería cada una. Juan Cubillos aprobó el modelo elegido de oficina, a la cual se llamó Centro de Excelencia o CDE, y en conjunto con Liliana definieron el tipo de liderazgo, estructura, herramientas, roles y responsabilidades del equipo necesario, y los servicios que ofrecería. Liliana luego propuso un cronograma de trabajo a 12 meses para la implementación de la PMO, con un claro mapa de ruta con prioridades y recursos asignados. Liliana apoyó al cliente en la selección y formación del Gerente del CDE.
Durante un año Liliana acompañó al cliente en el proceso, donde se definieron diferentes equipos de trabajo encargados de definir, acordar, pilotear e implementar, las diferentes metodologías necesarias (alcance, riesgos, cronograma, costos, comunicaciones, entre otras) para el logro del objetivo.
LOS RESULTADOS
El resultado fue que hoy el área de edificaciones cuenta con un CDE consolidado, con un fuerte liderazgo técnico y de gestión, con proyectos que, desde su conceptualización, planificación, ejecución, cierre, entrega al cliente y pos-venta, siguen prácticas de clase mundial y entregan los resultados comprometidos. Se logró un 100% de adopción en los procesos de gestión de proyectos, con estandarización en el uso de procesos y herramientas en todos ellos.
Se cuenta hoy con herramientas como un tablero de control o dashboard que centraliza el desempeño de todos los proyectos desde diferentes aristas (cronograma, costo, productividad, riesgos, cambios, plan de negocios, etc.), sistema de control de cambios online que permite un manejo más oportuno y eficiente de los cambios en los proyectos, un sistema online de lecciones aprendidas que es parte de la estrategia de conocimiento del CDE, para asegurar que no se repitan los mismos errores en el futuro, se estandarizó el uso de Primavera P6 en todos los cronogramas de los proyectos, se instauró el uso adecuado de la estructura de desglose de trabajo (EDT WBS) en todos los proyectos, se logró el reconocimiento de los clientes por el alto profesionalismo en la gestión de los proyectos, así como el reconocimiento del personal de la compañía que inicialmente dudaba del valor, utilidad y necesidad de contar con un CDE.
“Siempre es un reto estandarizar, optimizar, implementar y lograr un 100% de adopción de procesos y herramientas en la gestión de todos los proyectos trasversalmente, así como involucrar de modo óptimo a los interesados. Con Liliana este camino fue más fácil y ágil. Su experticia dejó una excepcional marca en nuestra gestión y desarrollo de proyectos desde la formulación hasta la pos-venta.” –
Juan Ariztizábal, Gerente del CdE