Diferencia entre programas y portafolios

Introducción

Escucho muchas veces a gerentes de proyecto o personas que trabajan en proyectos y noto confusión al respecto de lo que es un programa y lo que es un portafolio. Si bien hay bibliografía en el mercado y hablamos de esos temas, a veces se habla de proyectos, programas y portafolios, pero sin tener claro cuáles son las diferencias entre estos. Aquí no entraré en las diferencias con proyectos, pero sí, en aclarar qué es un programa y qué es un portafolio; y cuál es su diferencia principal.

Existe una idea de que un programa es un grupo de proyectos y un portafolio también es un grupo de proyectos, quizás un grupo de proyectos más grande. Pero ¿Cuál es la diferencia? ¿Por qué existen programas y existen portafolios? ¿Es lo mismo? No, no es lo mismo.

Qué es un Programa

Un programa es un grupo de proyectos, pero no es cualquier grupo de proyectos, es uno que tiene un objetivo común. Los distintos proyectos que componen el programa apuntan a un objetivo y un alcance determinado. Si se saca alguno de los proyectos o de los componentes del programa, el programa se vería afectado o se modificaría su alcance.

Ejemplos de Programas

Por ejemplo, el Programa de Expansión del Canal de Panamá no se definió como un proyecto o megaproyecto sino como un programa. ¿Por qué? Porque es un conjunto de proyectos que están interconectados y buscan cumplir con un objetivo que es tener la ampliación del Canal. Ahora, imagina que dentro de ese programa hay un proyecto que se encargará de implementar toda la iluminación del Canal. Si se saca del programa dicho proyecto, el programa va a funcionar, va a haber una expansión del Canal, pero no va a funcionar de noche, porque no va a estar la iluminación.

 

Otros ejemplos de programas incluyen las Olimpíadas. Las Olimpíadas son una serie de proyectos que se ejecutan para cumplir con las Olimpíadas y se tiene que cumplir en la fecha de las Olimpíadas. Y si afectamos alguno de esos proyectos, seguramente se va a afectar el desempeño esperado. El Comité Olímpico ha definido todo el trabajo de las Olimpíadas, no como un proyecto sino como un programa. Otros programas son el de Saneamiento de la Bahía de Panamá, etc.

Qué es un Portafolio o Cartera

Por el contrario, una cartera o portafolio, es un grupo de proyectos también, igual que un programa, pero no necesariamente apuntan a un objetivo común. Es decir, si yo saco un proyecto de una cartera, no necesariamente se afecta a la cartera.

Un portafolio no solamente tiene dentro proyectos, al igual que programas, pueden tener dentro operaciones. En el caso de una cartera puede tener además programas y subportafolios. Todo lo que puede componer a una cartera se le llama genéricamente componente (subportafolio, programa, proyecto u operación).

El portafolio se crea para gestionar estos componentes de modo coordinado y más efectivo para lograr ciertos objetivos estratégicos.

Ejemplos de Portafolios y formas de Agrupación

Por ejemplo, puedo tener en una empresa el Portafolio de Tecnologías de Información, el cual agrupa todos los proyectos del departamento de informática. Hay allí un proyecto para lanzar un nuevo sitio web. Hay un proyecto para desarrollar un CRM (sistema para el relacionamiento con los clientes) y hay un proyecto para lanzar la facturación electrónica. Si en determinado momento nos quedamos sin recursos, o por problemas externos o decisiones del directorio, nos pidieran reducir la cantidad de proyectos de la cartera, podemos sacar tanto el proyecto de facturación como el del sitio web o el del CRM, y no va a afectar a los otros proyectos o a la cartera. En el caso del programa Expansión del Canal, si sacamos uno de los proyectos, ahí sí hay una afectación. Otro ejemplo de portafolio en una empresa minera sería el Portafolio de la Vicepresidencia de Proyectos la cual maneja todos los megaproyectos estratégicos de la empresa.

Por lo tanto, en una cartera los proyectos se agrupan, pero no por un objetivo común, se agrupan por distintos motivos. Yo puedo tener una cartera de proyectos de un departamento específico como una cartera con los proyectos del área de Tecnología de Información o de Investigación y Desarrollo. También podría tener una cartera por región geográfica, y tener el portafolio de América Latina, el portafolio de Europa y el portafolio de América. Allí los proyectos se agrupan según la región a la que pertenecen. También podría haber carteras por distintas líneas de negocios y hay otras formas de definir carteras.

A veces los proyectos de una cartera no sólo se agrupan por región geográfica o por departamentos, sino por fuente de financiamiento. Están los que se financian internamente y los que financian externamente.

Los proyectos se gestionan en una cartera para facilitar que los proyectos estén alineados a la estrategia corporativa o de la cartera, es decir, para cumplir con determinados objetivos estratégicos. Si bien, no es necesario que todos los proyectos apunten a un mismo objetivo estratégico, podrían apuntar a distintos objetivos estratégicos.

Otras Diferencias

Otras diferencias entre portafolios y carteras es que la cartera tiene un foco estratégico mientras que los programas y proyectos un foco táctico. Eso no quiere decir que tanto el proyecto o cartera puede ser estratégico para la empresa. La gestión de portafolios busca hacer los proyectos correctos y la gestión de programas y proyectos busca hacerlos correctamente. Adicionalmente, una diferencia es que la gestión de portafolios busca cumplir objetivos estratégicos de la empresa, mientras que el programa o proyecto busca cumplir los objetivos y beneficios para los cuales fue creado. En cuanto al horizonte de tiempo, los portafolios son permanentes, y los programas y proyectos tienen fecha de inicio y fin.

Así como en un proyecto hay un gerente de proyectos, en un programa debe de haber un gerente de programa, responsable de coordinar todos los proyectos, operaciones y subprogramas del programa. Y debe de haber un gerente de portafolio. En algunos casos esta función la cumple un comité, pero tiene que haber alguien responsable.

Espero haber aclarado algunas de las diferencias comunes o confusiones que hay respecto de qué es un programa y qué es un portafolio.

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