Gerenciando proyectos virtualmente: 4 condiciones para el éxito
Introducción al trabajo virtual
Este blog está destinado a los gerentes de proyectos que deben gerenciar un proyecto virtualmente. El objetivo es discutir las principales lecciones extraídas de mi experiencia que pueden influir en el éxito del proyecto. Hace unos años tuve que gestionar un proyecto informático para la sede mundial del Project Management Institute (PMI). Yo era parte del staff del PMI, trabajaba como Gerente de Proyectos de Tecnología de la Información, y empecé a gestionar un proyecto mientras vivía en Estados Unidos. Me tocó volver a mi país, Uruguay, y tuve que gestionar 100% full-time el proyecto desde Uruguay, cuando todo mi equipo estaba en Estados Unidos. En ese momento el trabajo virtual no era tan habitual como lo es hoy, con lo cual los desafíos eran más difíciles. Si bien ha pasado un tiempo, las lecciones que me quedaron siguen vigentes.
“Trabajar virtualmente era una tendencia que venía creciendo a nivel mundial, pero ahora es una necesidad, la pandemia del COVID ha acelerado muchísimo dicha tendencia.”
Muchas empresas ya venían usando la modalidad virtual para atraer y retener a personas talentosas, para reducir sus costos operacionales, para proteger el medio ambiente, para ser más competitivas, y para mejorar la experiencia de sus empleados que hoy valoran el trabajo flexible. A continuación, presento algunos aspectos importantes a considerar al comenzar a gerenciar en este escenario.
Las condiciones para gestionar apropiadamente de modo remoto
1. Desde el primer día no asumas que la gente sabe cómo trabajar virtualmente.
Si has tenido una experiencia de gerenciar un equipo virtualmente, puedes estar bien preparado para gerenciar esta situación. Si no es así, es fundamental, desde el primer día, que busques ayuda a fin de entender exactamente qué significa gerenciar virtualmente y qué necesitas para llevar a cabo esta tarea. Es importante entender qué habilidades y comportamientos se requieren de tu parte como gerente del proyecto, así como por parte de tu jefe, de tu equipo y de la empresa.
La primera vez que comencé a gerenciar un proyecto virtualmente, tenía experiencia en haber trabajado virtualmente durante algunas horas por semana y pensaba que ya estaba pronta para hacerlo full-time. Sin embargo, trabajar virtualmente durante algunas horas por semana es totalmente diferente que trabajar virtualmente a tiempo completo, sin posibilidad de un modelo híbrido donde algunos días lo haces presencial y otros días virtual. Aquí precisas definitivamente dominar el trabajo virtual, y las habilidades blandas son aún más relevantes.
Por ello, si nunca has trabajado virtualmente, mi primer consejo es que no asumas que sabes cómo lidiar con la situación, y que no asumas tampoco que las personas de tu equipo saben interactuar en esta nueva modalidad. Muchos sabrán, pero otros tal vez no. Es importante aprender y comprender cómo trabajar virtualmente y cuáles son las herramientas más adecuadas y el soporte requerido para ello. Por ejemplo, conocer qué herramientas hay de videoconferencia, de colaboración, de pizarras interactivas, post-its online, votación online, entre otros. Hay extensa información en la web, cursos y otros elementos de aprendizaje para que te prepares del mejor modo para ello.
Aprende a trabajar en este contexto especial, aprende las distintas herramientas tecnológicas que facilitan el trabajo y la interacción entre las personas. Determina cuáles son las más adecuadas para dar soporte a tu proyecto. Puedes ahorrar esfuerzo y energía, así como evitar discusiones innecesarias cuando sabes qué demanda el trabajo virtual.
Tal vez pienses que sabes todo sobre el trabajo virtual, pero siempre hay cosas nuevas que aprender. Hace más de 10 años que trabajo virtualmente de modo intensivo. Mi trabajo es mayormente fuera de mi país. Sin embargo, siempre me asombro de cómo evoluciona la tecnología y las herramientas para el trabajo virtual, cada día sale una herramienta nueva o mejor, e incluso, con el paso del tiempo muchas de las herramientas necesarias para este entorno han bajado de precio porque se han masificado. Entonces no dejes de aprender.
Además de aprender de las herramientas disponibles, puedes hablar y pedir consejo a las personas que sí tienen experiencia en gestión virtual. Una vez que adoptes estos principios clave del trabajo virtual, serás capaz de desempeñarte mejor, ser más productivo, generar más confianza en tu equipo y lograr buenos resultados a pesar de la distancia.
2. Comprender que trabajar virtualmente no es mejor ni peor, es diferente.
Trabajar virtualmente es un desafío y requiere habilidades diferentes. Requiere tener una gran gestión del tiempo y una gran disciplina. De por sí, saber gerenciar un equipo generalmente no es fácil. Hacerlo virtualmente es un desafío mayor.
Para diversas empresas, el trabajo virtual les ha dado la oportunidad de salvarse. No es el foco de este blog, pero existe una extensa lista de beneficios y ahorros que el trabajo virtual le puede proporcionar a la empresa y al medio ambiente – cuando ello es posible, si bien está claro que no en todos los casos o posiciones se puede trabajar en esta modalidad.
Trabajar virtualmente demanda entrenamiento, un soporte distinto, herramientas diferentes. No es mi intención hablar de cuáles son las diferencias entre un ambiente presencial y uno virtual. Mi punto es que, para tener éxito en el trabajo virtual, los equipos de proyecto y los interesados clave deben pasar por entrenamiento formal en el tema. Si los interesados clave y los gerentes no comprenden las exigencias de trabajar en este entorno distinto, y no apoyan al gerente del proyecto y a su equipo, difícilmente se llegue a buen puerto.
3. No se puede gerenciar virtualmente sin usar consistentemente las herramientas adecuadas
Hay dos aspectos esenciales que los interesados deben comprender en este contexto. En primer lugar, si un equipo virtual no dispone de las herramientas tecnológicas adecuadas, o si las dispone, pero no las emplea adecuadamente, entonces, puede disminuir su productividad y creatividad, así como no generar toda la interacción que podría. Es fundamental asegurar que los equipos virtuales dispongan de las herramientas tecnológicas necesarias y garantizar que las mismas se utilicen. Esto se puede lograr estableciendo políticas relativas al uso de las herramientas.
La mayor parte de los desafíos de comunicación en un entorno virtual surge de la falta de la integración presencial. Siendo así, cuanto mejor sean las herramientas que se utilicen, mejor se compensará la falta de interacción “cara a cara” del entorno virtual.
Las herramientas para el entorno virtual van más allá del email y el teléfono. Incluyen videoconferencias, teleconferencias, mensajería instantánea, teléfono, herramientas de colaboración, mundos virtuales, almacenamiento centralizado, encuestas o post-its online, pizarras online, herramientas sociales, y software de gestión online, como, por ejemplo, software de gestión del tiempo, software de gestión de riesgos, etc.
Es importante elegir la herramienta o el medio de comunicación más adecuado para cada tipo de comunicación. Por ejemplo, si se precisa comunicar algo que sea lo más próximo a una reunión presencial, donde es necesario ver el lenguaje corporal, y son reuniones formales, es importante la videoconferencia. Si se precisa una respuesta inmediata, un WhatsApp o chat sería deseable. Si se precisa aclarar algo personalmente, se usa el teléfono. Si se precisa discutir un cronograma del proyecto, ayuda una reunión virtual compartiendo pantalla. Todas estas herramientas, utilizadas cada una según el tipo de mensaje a comunicar, reducen la llamada “distancia virtual”. Es arriesgado asumir que podemos trabajar virtualmente con las mismas herramientas y principios que trabajamos presencialmente. El trabajo virtual tiene sus propias reglas, particularidades y desafíos.
4. El apoyo de la alta gerencia en el trabajo virtual es clave
Un proyecto no es algo que una persona pueda realizar sola generalmente. Un proyecto realizado virtualmente significa un equipo trabajando virtualmente. Y ese equipo debe seguir reglas de trabajo para un entorno virtual. En ocasiones, se requiere del apoyo de la alta gerencia para asegurar que el equipo siga estas reglas y también proporcionando los mecanismos que habiliten el éxito del trabajo remoto.
El apoyo de la alta gerencia se demuestra a través de acciones. Por ejemplo, garantizando que el equipo disponga de las herramientas tecnológicas necesarias para trabajar remotamente, es decir, que tomen las decisiones y faciliten la compra, instalación y/o soporte de dichas herramientas. También pueden asegurar los recursos y mecanismos para que cuando el equipo no tenga experiencia en trabajo virtual, se le preste capacitación formal al respecto, tanto en el uso de las tecnologías involucradas como en otros aspectos como el manejo de las comunicaciones. No es lo mismo comunicarnos presencialmente cara a cara que virtualmente, tampoco es lo mismo negociar en el entorno virtual que presencial.
Conclusión
Gerenciar un proyecto virtualmente es desafiante pero no imposible. Para hablar de gestión virtual de proyectos hay tantos aspectos a considerar que se podría escribir un libro. Sin embargo, en este blog puse foco en algunos aspectos esenciales. Primero, la necesidad de entender las diferencias entre un entorno presencial y uno virtual. Y luego de entenderlo, gestionar adecuadamente dicho entorno para no impactar negativamente el desempeño ni la motivación del proyecto. Segundo, la necesidad de entender que trabajar virtualmente no es ni mejor ni peor que hacerlo presencialmente. Es diferente. Para ello, hay que asegurar que están dadas las condiciones para el éxito en este entorno: la capacitación, las herramientas, la autodisciplina, las comunicaciones, un repositorio central de información, un código de conducta, y el soporte de la alta gerencia.
Trabajar virtualmente no es una moda, vino para quedarse. Es un imperativo saber trabajar adecuadamente en este entorno. Lamentablemente, con la pandemia vimos que aún hay muchas empresas que les cuesta permitir el trabajo virtual cuando podrían hacerlo. Sienten que “pierden control” de sus empleados. Sienten que si no los observan ellos no trabajarán. Sienten que si están en sus casas no trabajan. Si bien el trabajo virtual requiere disciplina y determinadas condiciones, en la mayoría de los casos funciona muy bien, y pensar como comenté en estas líneas anteriores, es una visión de decenas de años atrás. El mundo evoluciona. Las empresas deben evolucionar en su forma de pensar también respecto de la capacidad de las personas y del manejo de la tecnología.