Herramienta Bow-Tie en gestión de riesgos

INTRODUCCIÓN AL BOW-TIE

En este blog te quiero comentar sobre una herramienta sumamente conocida en la gestión de riesgos de determinadas industrias, como por ejemplo, minería e hidrocarburos, y casi no utilizada en otras industrias, como finanzas o informática. Sin embargo, aplica a cualquier industria, tanto a riesgos de proyectos, operacionales, de programas, portafolios, estratégicos, entre otros. En inglés se llama bow-tie, pero en español se la puede encontrar como corbatín, moñito michi, moño o humita, aunque generalmente no se traduce y se usa simplemente su nombre en inglés. Quiero comentarte cuál ha sido mi experiencia con el uso del bow-tie tanto en proyectos como en riesgos operacionales y corporativos, así como cuáles son mis recomendaciones, sus pros y contras.

QUÉ ES EL BOW-TIE

El nombre de la herramienta deriva de su forma, que parece un corbatín, donde el centro del mismo representa el evento del riesgo, y a su izquierda se listan una debajo de otra todas las causas que pueden provocar el riesgo, y a la derecha del centro o del nudo del corbatín, se listan todos los impactos, efectos o consecuencias que provoca dicho evento de riesgo, tal como muestra la figura más abajo.

El bow-tie es una técnica de análisis causal, es decir, permite entender en profundidad todas las causas de un riesgo y llegar a su causa raíz. El bow-tie NO es una técnica de identificación de riesgos ya que NO ayuda a identificar riesgos, sino que ayuda a analizarlos una vez identificados y definir su tratamiento. Esto es una confusión típica, muchos creen que es una técnica de identificación cuando no es así.

Asimismo, entre las causas y el evento del riesgo se listan una serie de medidas que se llaman preventivas, es decir, que atacan la probabilidad del riesgo, o dicho de otro modo, que buscan bajar la probabilidad del mismo. Y entre el evento del riesgo y sus impactos se listan una serie de medidas que se llaman mitigadoras, es decir, que atacan el impacto una vez que el riesgo suceda, es decir, buscan minimizar las consecuencias del riesgo una vez ocurrido.

Para quienes no utilizan el bow-tie y se basan en estándares de riesgos que no se basan en el bow-tie, como por ejemplo, los estándares del PMI, deben tener cuidado de no confundirse con esta terminología, porque el uso de la palabra “mitigadora” en el bow-tie es diferente que el uso que le da el PMI. Para PMI todo lo que es mitigación se realiza antes de que el riesgo ocurra para prevenirlo, y no son medidas para lidiar con el impacto luego de que el riesgo ocurra, para PMI un plan de contingencia es lo que en el bowtie es una medida mitigadora.

Figura 4.13 del libro Secretos para Dominar la Gestión de Riesgos en Proyectos – Cuarta Edición

PROS DEL BOW-TIE

Lo bueno del bow-tie es que:

• Te permite ver, generalmente en una sola página, un riesgo con sus causas, impactos y su tratamiento (medidas preventivas que tratan la probabilidad y medidas mitigadoras que tratan los impactos).
• Es una representación gráfica con lo cual hace fácil presentar y comunicar el riesgo y su tratamiento.
• Te permite hacer un buen análisis causal cuando el riesgo es conocido y hay suficiente o bastante conocimiento de sus causas e impactos.
• Es muy conocido en algunas industrias como minería o hidrocarburos.
• Es principalmente usado en riesgos del operacionales o de salud y seguridad ocupacional (SSO), y muy poco usado en riesgos de proyectos, programas, portafolios o riesgos estratégicos.

CONTRAS DEL BOW-TIE

Lo malo del bow-tie es:

• Que requiere muchas horas (HH) para su elaboración ya que se tiende a bajar en profundidad en el análisis. Uno de mis clientes puso entre 20 y 30 horas por cada bow-tie detallado de riesgos de SSO.
• Que muchas veces se pierde el foco bajando a muchas causas, 10, 20 o a veces incluso más, y luego se pierde el foco del Pareto, del 20% de las causas que sí pueden provocar el 80% del impacto del riesgo.
• Puede llevar a tener riesgos muy genéricos, o lo que yo llamo “megariesgos”, y no específicos, ya que pretenden en un solo evento de riesgo agrupar muchos temas que no son necesariamente un único riesgo o no siempre lo hacen específico.

CUÁNDO DEBERÍA APLICARSE Y CUÁNDO NO

Lo que les comento a continuación no surge de bibliografía sino de mi experiencia por años en el uso de la herramienta y son mis recomendaciones basadas en la práctica y las últimas tendencias.

Se debería usar cuando:

• Los riesgos son conocidos, es decir, hay un alto conocimiento de sus causas e impactos. Se da en entornos de bastante certidumbre. Por ejemplo, un riesgo de huelga, de ciberseguridad, etc.
• Para riesgos críticos operacionales, extremos o altos, los de la zona roja, que son los que necesitan un análisis más detallado y profundo de las causas e impactos.
• En los riesgos que requieren ir a muy bajo nivel como por ejemplo, los riesgos de salud y seguridad ocupacional (SSO).

No aconsejo usarlo cuando:

• Los riesgos son poco conocidos, es decir, hay muy poco conocimiento de sus causas e impactos aún. Se da en entornos de alta incertidumbre. Por ejemplo, un riesgo de pandemia al inicio de la misma. Cuando el COVID surgió, inicialmente no se conocía mucho sobre su comportamiento, si afectaba solo a mayores o también a niños, cómo afectaba, si había o no tratamiento o cuándo iba a haber un tratamiento.

Cuando los riesgos no son muy conocidos, son estratégicos o emergentes, el Bow-Tie NO es una herramienta adecuada. Es más adecuado usar en esos casos otras herramientas como árboles de decisión, análisis de escenarios, AHP, análisis de megatendencias, PESTEL, etc.

• Para riesgos bajos o medios generalmente no justifica hacer un Bow-Tie.La relación costo/beneficio no lo compensa. Puede ser muy costoso en términos de HH crear un bow-tie para riesgos bajos y medios. Por eso en estos casos debería ser opcional y a criterio del dueño del riesgo ver si es necesario o no crearlo.
• Para riesgos que son muy dinámicos o de corta duración, como algunos riesgos de contratos, o proyectos. Generalmente la inversión en HH de un bow-tie justifica para riesgos que son permanentes y recurrentes, que se va perfeccionando el Bow-Tie con el paso del tiempo incorporando las lecciones aprendidas. Por eso es más común ver su uso en riesgos operacionales que en riesgos de contratos o proyectos.

CONCLUSIÓN

“NO recomiendo que en las metodologías de riesgos pongan al Bow-Tie como la herramienta central u obligatoria” 

El bow-tie es una técnica muy antigua que se creó cuando el contexto social, político, económico, tecnológico, operativo, etc. era muy diferente al actual. Se creó para un mundo mucho más estático que dinámico, de más riesgos conocidos que desconocidos, en un mundo de mayor certidumbre que el mundo actual que es altamente complejo, incierto y cambiante. Por eso, es importante entender que si bien el bow-tie ha sido muy útil por décadas, hoy ya no es igualmente útil o necesario para cualquier tipo de riesgos. Sigue siendo muy útil para cierto tipo de riesgos pero NO PARA TODOS.

Por ello es indispensable que los que definen metodologías de riesgos entiendan las dinámicas del mundo actual, las tendencias modernas de gestión de riesgos, los riesgos como, por ejemplo, emergentes, de alto impacto y probabilidad, los menos conocidos, donde el Bow-Tie no es la herramienta más adecuada. Y por ello no es sabio poner el Bow-Tie como herramienta obligatoria en todos los casos sino como OPCIONAL donde se dén pautas de cuándo la compañía o proyecto requiere aplicarlo y cuándo no.

El bow-tie se creó cuando las compañías solían tener pocos riesgos, hoy son muchos más los riesgos que generalmente tienen las empresas, con lo cual tener un bow-tie para cada riesgo puede ser muy costoso, y hay otras técnicas y mejores prácticas de menor costo e igual o mayor robustez que se pueden usar. La tendencia mundial es hacia la simplificación y el agilismo. Generar valor y no burocracia. Trabajar en profundidad en el análisis causal solo cuando se justifica, no poner reglas absolutas como “siempre debe usar un bow-tie”.

Si te interesa profundizar en este tema, puedes encontrar información adicional, así como plantillas de registro de riesgos y de registro de incidentes en mi libro Secretos para Dominar la Gestión de Riesgos en Proyectos Cuarta Edición. Finalmente, te invito a suscribirte a mi canal de YouTube, seguirme en Twitter, Linkedin, Instagram y Facebook. donde encontrarás más conocimiento e información de valor para tu trabajo y carrera.