¿Cómo se puede implementar la gestión de beneficios?

En este blog conocerás qué es la gestión de beneficios y por qué es vital para las empresas, los portafolios y los programas de proyectos. Este es un concepto del que se ha hablado bastante desde hace unos años, pero el cual se aplica muy poco en el mundo hispano todavía y quiero que lo conozcas porque he gestionado los beneficios en varios programas y portafolios y ha sido un factor clave de éxito en los mismos. Según investigaciones el Project Management Institute (PMI), muchas empresas están interesadas en gestionar los beneficios, pero pocas lo hacen bien. Asique aquí te doy unos simples pasos para darte el puntapié inicial para que lo puedas implementar.

¿Qué es la gestión de beneficios?

Un beneficio es lo que los interesados ganan si un programa o portafolio se ejecuta exitosamente. Por ejemplo, en California se creó el programa del tren de alta velocidad cuyo objetivo era resolver la congestión del tráfico para el 2050. Uno de sus beneficios era que de San Francisco a Los Angeles se reducirá el tiempo de viaje de 6 horas en auto a 2:40 horas en tren. Otro beneficio es que se mejorará la calidad del aire.

Del mismo modo que el costo se gestiona dándole seguimiento al presupuesto, el tiempo se gestiona dándole seguimiento al cronograma, los riesgos se gestionan dándole seguimiento al registro de riesgos, los beneficios se deben de gestionar dando seguimiento al registro de beneficios.

La figura muestra una pantalla de un software que creamos en un programa que gestioné, el Programa EPG, donde implementamos un sistema online de gestión de beneficios para dar seguimiento mensual a los beneficios del programa, de sus subprogramas y de sus proyectos.

 

Beneficios vs entregables

Muchos están más familiarizados con los entregables que con los beneficios. ¿Cuál es la diferencia entre entregables y beneficios? Los proyectos producen entregables mientras que los programas generan beneficios. Los programas se crean para generar beneficios. Veamos un ejemplo, hay un programa que realizó en Estados Unidos que se llamó el programa de mejora del Lago Onondaga. Su objetivo era reducir sustancias contaminantes en el lago. En dicho programa hubo varios proyectos que generaban diversos entregables. Uno de esos entregables era una planta de tratamiento de aguas residuales. Sin embargo, el beneficio era tener el lago limpio, poder llevar a cabo actividades recreativas en el lago, realizar actividades de deportes acuáticos, entre otros.

Beneficios tangibles y tangibles

En general muchos se enfocan solamente en los beneficios tangibles como, por ejemplo, la disminución del tiempo, del costo, de los desperdicios, o el aumento del margen de ventas, la productividad, la eficiencia o la disponibilidad de los sistemas. Sin embargo, al gestionar beneficios es importante gestionar también los beneficios intangibles como por ejemplo mejorar la experiencia del cliente, el valor de marca o la reputación. Estos últimos son más difíciles de medir, pero se debe buscar la forma de encontrar métricas que permitan pasar lo intangible a medible. Por ejemplo, la experiencia del cliente es intangible, pero se podría medir con encuestas de satisfacción del cliente.

3 pasos para gestionar los beneficios

Gestionar los beneficios en el mundo real es conceptualmente simple. Aquí te comparto los tres pasos que utilizo yo.

1. Identificar y describir cada beneficio con personas que brinden distintas perspectivas y generen una lista inicial que luego se categorice. Estos beneficios se registrarán en un “registro de beneficios” que es una planilla tipo Excel, y se genera algo similar a lo que es un registro de riesgos para los riesgos. Allí se registra la información relevante de cada beneficio.
2. Describir cómo y cuándo vas a medir cada beneficio para luego determinar si lo has logrado. Aquí te debes preguntar: ¿Cuál es la diferencia visible que podrás verificar antes y después de implementar el programa? Entre otra información, aquí registrarás los valores de línea base, los valores objetivo, y los valores de las distintas mediciones de cada beneficio, así como el responsable del beneficio, entre otra información.
3. Establecer la correlación entre los entregables de los proyectos y los beneficios del programa. Aquí identificarás y vincularás cuáles entregables de qué proyectos contribuyen con la generación de cuáles beneficios del programa o portafolio. Esto generalmente se hace mediante un “mapa de beneficios” En este paso también se suele identificar las fechas de entrega de los beneficios en el roadmap del programa o portafolio.

Conclusión

“Los cambios estratégicos en una empresa se logran a través de proyectos y programas, y las empresas dejan a la suerte la estrategia si no se enfocan en la gestión de beneficios.”

Según estudios del PMI, las empresas maduras en gestión de beneficios ahorran millones de dólares y desperdician menos recursos en sus proyectos comparadas con las que no aplican o son menos maduras en dicha disciplina. Por eso te animo a aprender más y a probar implementar esta gestión en tus programas y portafolios. Hay muchos conceptos y herramientas útiles asociadas a esta gestión con lo cual es importante conocer en profundidad el tema para iniciar su aplicación práctica.

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