La técnica POTI en programas y portafolios
POTI: Una técnica imprescindible al formular un Programa o Portafolio
POTI, por sus siglas en inglés significa Procesos, Organización, Tecnología e Información. Esta técnica se utiliza cuando se está definiendo y/o planificando un programa o portafolio de proyectos. La primera vez que la utilicé fue cuando formulé un programa de 16 proyectos para un cliente. Quedé fascinada con la misma, tanto yo como el comité de gobierno del programa, y hoy no concibo comenzar a planificar un programa o portafolio de proyectos sin utilizar esta herramienta.
La foto en el cabezal de este blog es una foto con un extracto de esta técnica en un caso real donde la utilicé. La misma te ayuda a definir cómo será el estado futuro de la empresa, unidad de negocio u operación luego que se haya implementado el portafolio o programa. Es un documento que expande la visión del programa o cartera. Se concentra en reflexionar sobre cómo está operando la empresa hoy y cómo debería hacerlo en el futuro. Estudia cómo funcionan hoy los Procesos, como está Organizada la empresa o sus proyectos y programas según el caso, cómo es la Tecnología que soporta el trabajo, y cómo es la Información con la que se cuenta hoy. Se analiza entonces cómo son hoy los procesos, organización, tecnología e información, y cómo deben ser en el futuro para que logremos la estrategia y objetivos establecidos.
Te comento un ejemplo de un ítem del POTI que hice con un cliente. Cuando identificamos cómo la empresa está hoy, se dijo, “hoy la actualización del cronograma y de los costos de los proyectos se hacen mensualmente en el software Primavera. Gran parte de este trabajo es manual. No sabemos en tiempo real el desempeño del proyecto, el costo incurrido a la fecha, el uso de los materiales en la obra, etc. No tenemos base de datos de estimaciones históricas, entre otras dificultades que tenemos”.
Por otro lado, cuando pensamos cómo debería ser la empresa en el futuro se dijo que “los costos y las duraciones reales de las tareas se ingresan diariamente en un software robusto y se conocemos el desempeño en tiempo real de los proyectos. Se utilizan y actualizan bases de datos de estimaciones históricas, y tenemos integrado el cronograma y con los costos y con BIM” (que significa Building Information Modeling – se utiliza en proyectos de construcción y otros).
Con este ejemplo vemos que la empresa identifica las deficiencias y carencias que tiene hoy, y a dónde quiere llegar, dicho de otro modo, cómo es su estado actual, y cómo debe ser su estado futuro. Luego, para resolver la brecha entre el hoy y el futuro se formularán los componentes del programa y/o portafolio. El POTI indica el QUE pero no el CÓMO. El Cómo lo indican los proyectos o componentes.
Cuando gestiono un portafolio o programa, creo un POTI generalmente en una planilla Excel, defino una columna llamada Estado Actual y otra contigua llamada Estado Futuro. Luego en la planilla describo ese estado actual y futuro como muestra la fotografía del cabezal. En la planilla también registro otra información para cada ítem del POTI, como por ejemplo, a qué Categoría pertenece, si a Procesos, a Tecnología, a Organización o a Información. El ejemplo anterior lo categorizaría en Tecnología, porque tiene mucho que ver con las herramientas que se utilizan hoy y las que se deberán utilizar. Además de registrar la categoría del POTI registro la persona que relevó o levantó el ítem, qué proyectos luego se harán cargo de asumir la responsabilidad de poner ese ítem en su alcance y darle una solución, es decir, cerrar la brecha entre el hoy y el futuro. También se registra la prioridad que le dio el comité de gobierno o el gerente del portafolio al ítem.
El POTI es una de mis técnicas favoritas y esenciales al gestionar un programa o portafolio de proyectos y operaciones!
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