La transparencia en la gestión y reporte de riesgos

Introducción

La transparencia en la comunicación y gestión de riesgos es un tema del cual no se habla tanto pero es vital. Cuando hay un curso de riesgos, no es un tema central frecuentemente. Sin embargo, es un tema clave para abordar en cualquier compañía, operación o proyecto donde gestionamos los riesgos. Te voy a explicar por qué afirmo esto y te daré ejemplos de casos de poca transparencia para estar alertas.

¿Somos transparentes al comunicar riesgos o su tratamiento?

A veces, dando consultorías de gestión de riesgos a mis clientes, tanto en empresas como en proyectos o a nivel de portafolios, me preguntan:

• “¿Liliana, este riesgo lo comunicamos o no?”
• ¿Liliana, no sería mejor no poner tanto detalle en los planes de respuesta o tratamiento del riesgo para que luego no lo juzgue el resto?”
• ¿Liliana, es una buena práctica o es necesario transparentar toda esta información al nivel superior?”
• “Liliana: ¿Y si suavizamos un poco la descripción para que el riesgo no parezca tan crítico o para que nos hagan ir al directorio a dar explicaciones por esto?”
• “Liliana, mejor en el taller de riesgos no hablemos del riesgo X porque va a estar fulanito y se va a sentir expuesto si hablamos de su riesgo.”
• “Liliana, mejor en el taller de riesgos no hablemos del riesgo Y porque va a estar el Vicepresidente X y el no ha hecho lo que debía para gestionar adecuadamente el riesgo y mejor no lo dejemos en evidencia para que no se nos ponga en contra.”

Estos son algunos de los comentarios que escucho o de las preguntas que me hacen cuando hago consultorías de riesgos. Y en realidad la respuesta es que siempre debemos ser transparentes.

Transparencia y confidencialidad

Es cierto que hay ciertos riesgos que en determinadas compañías o proyectos estén catalogados como Confidenciales y por lo tanto solo se podrán discutir e informar en determinados niveles o a determinado grupo de interesados únicamente, y eso no está mal. Todas las compañías deben manejar adecuadamente la confidencialidad de la información, incluyendo de sus riesgos, pero aquí les presenté ejemplos que no eran sobre la confidencialidad, eran sobre transparencia.

En las compañías tenemos que desarrollar una cultura donde las personas tengan la libertad de hablar abiertamente de los riesgos.

obviamente hablar con las personas involucradas, con quienes son dueños del riesgo, o responsables de la ejecución de sus planes de respuesta, o con quienes están involucrados en su tratamiento, no es cuestión de hablar con todo el mundo sobre todos los riesgos, pero tampoco “ocultar” o lo que es peor “maquillar” la información de los riesgos para que la foto se vea más bonita.

Transparencia en el análisis de riesgos

Hay veces que he estado en talleres de riesgos donde estamos analizando un riesgo y yo como moderadora pregunto, este riesgo qué probabilidad y qué impacto tiene, y cuando me responden me dicen, bueno en realidad debería ser 25 que es riesgo alto, ¡pero “bajémosle un poquito para que no quede en zona roja sino amarilla!” Eso es justamente lo que no debemos hacer.

Si un riesgo es rojo es rojo, punto, no hay nada que maquillar o que bajar en la evaluación.

Debemos ser transparentes no solo al comunicar sino también al gestionar y particularmente al evaluar los riesgos.

A veces también se encuentran resistencias al transparentar los montos asociados a las pérdidas económicas derivadas de riesgos materializados. Cuando en un riesgo se ingresa el valor de la pérdida incurrida en la materialización del riesgo, muchos intentan bajar ese número para que “los demás no se asusten”, para “no impresionar”. Debemos ser francos. El cálculo de la pérdida económica derivada de un riesgo materializado no siempre es fácil de calcular. A veces es difícil y a veces lleva mucho tiempo llegar a dicho monto. Pero una vez que lo tenemos debemos ingresar la información real, no maquillada. Por supuesto que las metodologías de riesgos indicarán en cada empresa o proyecto quiénes pueden acceder a dicha información, y quizá no corresponda que determinados grupos tengan visibilidad de esa información, pero la información debe ser veraz.

Este tema además, tiene que ver con la ética de las personas y de la compañía, por lo cual es un área a trabajar cuando se fomenta una cultura de gestión de riesgos madura.

La gestión de riesgos no es una herramienta para mostrarle algo a alguien. No es para jugar. Es una herramienta de gestión, para hacer el trabajo mejor, para proteger a las compañías y proyectos. Entonces no nos engañemos a nosotros mismos, no queremos tapar el sol con una mano. Abordemos los riesgos abiertamente con las personas que correspondan, con la seriedad correspondiente, porque es la única forma de resolver los temas de raíz, de gestionar los riesgos adecuadamente, es la única forma de no cometer los mismos errores una y otra vez.

El tema de la transparencia asociada a los riesgos no solo tiene que ver con el reporte de la información sino con informar apropiadamente a los interesados los riesgos a los que están expuestos. Por ejemplo, en determinada planta química los empleados podrían estar expuestos a ciertos químicos que durante una larga exposición podrían afectar su salud. Al contratar personal para trabajar, hay que ser sinceros en indicar cuáles son los niveles reales de exposición al riesgo que la persona va a tener. Y que luego la persona decida.

Transparencia o diplomacia

Si bien la transparencia es relevante, no hay que confundirla con la diplomacia. Una cosa es la sinceridad y otra el sincericidio me decía un colega :). Muchas veces al gestionar riesgos, y en particular el mostrar, informar o reportar riesgos, particularmente ante una audiencia de varias personas, debemos ser diplomáticos. Debemos comunicar los riesgos y su información de una manera adecuada para considerar que puede haber determinadas personas susceptibles al tema, o para no dejar mal parados a las personas que debieron gestionar un riesgo y no lo hicieron, o no lo hicieron bien, o no lo hicieron a tiempo. No es cuestión de buscar culpables, pero sí de buscar responsables y de actuar y buscar lecciones aprendidas para que lo que no se hizo bien, no se repita o se minimice a futuro.

Transparencia y momento oportuno

Otro tema relacionado a la transparencia es el momento en el que se comunican los riesgos. Es decir, a veces he visto personas que eran conscientes de un riesgo, pero no lo quisieron levantar o comunicar a sus superiores a tiempo. No quisieron registrarlo como riesgo para que los demás tengan visibilidad de este. He escuchado frases como “Veamos mejor si nosotros podemos minimizar un poco este riesgo antes de comunicarlo porque ¡si el jefe se entera nos mata! Ya que debimos haber hecho tal o cual cosa”. “Veamos si lo podemos controlar y si no podemos el mes que viene lo escalamos.”

Ese comportamiento tampoco es deseado en la gestión de riesgos. Cuando se actúa así puede ser que cuando el riesgo se notifique ya sea tarde, no solo para quién lo identificó sino para sus superiores y ya no haya margen de acción. Los riesgos se deben registrar tan pronto como se identifican.

¿Y tú qué piensas de este tema? ¿Tienes ejemplos de incidentes relativos a la transparencia en la gestión de riesgos en tu empresa o proyecto? Déjame tus comentarios y experiencias.

Puedes aprender más de estos temas en mi libro Secretos para Dominar la Gestión de Riesgos o asistiendo a mis cursos de Secretos para Dominar la Gestión de Riesgos. Te invito a suscribirte a mi canal de YouTube, seguirme en Twitter, Linkedin, Instagram y Facebook. donde encontrarás más conocimiento e información de valor para tu trabajo y carrera.