¿Lista de prioridades o de deseos? Priorización de proyectos

En este blog aprenderás sobre la priorización de proyectos dentro de un portafolio. Hay empresas que tienen en ejecución demasiados proyectos con respecto a la capacidad que tienen para ejecutarlos. Muchos no saben o les cuesta priorizar sus proyectos. En muchas empresas no hay maneras formales para priorizar y seleccionar proyectos. Se le dice que sí a todo. La realidad es que generalmente los recursos son finitos y aun cuando abunda el dinero, la restricción puede ser los recursos humanos. Con lo cual, se vuelve indispensable priorizar.

El problema actual relativo a la falta de priorización

Por más que se quieran hacer muchas cosas simultáneamente, por más que haya muchas buenas ideas, es importante determinar aquello que sí le agregará valor a la empresa, aquello que sí está alineado a su estrategia, aquello para lo cual sí se cuenta con recursos humanos y materiales. De lo contrario terminamos con una lista larga de proyectos en curso con innumerables cantidades de problemas.

En mi país hay un dicho popular que dice “el que mucho abarca, poco aprieta”. Eso significa que cuando queremos hacer muchas cosas a la vez, terminamos haciendo muy poco o haciendo cosas mal. Está estudiado que cuanto más proyectos o tareas en curso tenemos abiertos, menos productivos somos. De hecho, hay una pérdida de productividad cada vez que pasamos de un tema a otro. Se pierde concentración. Y también, cuando hay demasiados proyectos en curso sin mano de obra suficiente, a las personas se las tiene “de aquí para allá”, a veces, hasta en un modo caótico de trabajo. Esto les genera mucha desmotivación, rotación de personal, cansancio y estrés a las personas.

Cuando formulé el plan de negocios para fundar mi compañía en el año 2008, le pedí al CEO del Project Management Institute (PMI), Greg Balestrero, quien era el CEO de la sede mundial del PMI en ese entonces y quien tuve el honor de que fuera mi mentor, que revisara mi plan de negocios para darme su opinión.

El revisó mi plan y le pareció todo estupendo hasta que llegó a una hoja que se titulaba Lista de Prioridades. Esa lista tenía una carilla completa de proyectos e iniciativas que yo quería hacer. Cuando Greg llegó a esa página se rio y me dijo: “Not Liliana, this is NOT a priority list, this is a wish list… Priorities are three.” 😊 –

Eso significa: “No Liliana, eso NO es una lista de prioridades, eso es una lista de deseos… Prioridades son tres.”

La solución: enfocarse y priorizar

¡Nunca me olvidaré de esa frase! Así que me dijo que vaya a rehacer mi lista de prioridades porque esa lista era demasiado ambiciosa. Me dijo que me enfoque en lo más importante.

A veces a los responsables de las empresas, vicepresidentes de proyectos, responsables de las oficinas de proyectos o a los gerentes comerciales les pasa lo mismo que me pasó a mí. Tienen una lista de prioridades tan amplia que deja de ser lista de prioridades para ser una lista de deseos. En el caso de los gerentes comerciales, además, tratan de vender todos los proyectos habidos y por haber. Venden cualquier cosa a veces y dicen “luego vemos como lo solucionamos” y abarcan más proyectos de los que deberían.

En base a lo que aprendí de Greg, trato de tener la lista de proyectos de mi portafolio acotada para asegurarme de que sea factible.

Es como pensar en la ley de Pareto, la regla del 80-20, tener solo el 20% de proyectos que te den el 80% del valor o retorno. No hacer todo lo que a uno le viene a la mano para hacer sino hacer solo aquello que generará mayor impacto, mayor valor, mayores beneficios, mejores ingresos, o lo que la estrategia de la empresa requiera.

Priorización de Proyectos: Criterios y Pesos

Ahora la pregunta es: ¿Cómo se priorizan los proyectos? Esa es una pregunta central de la gestión de portafolios. Para priorizarlos frecuentemente se utilizan criterios de priorización, es decir criterios que sean relevantes a la hora de decidir si lanzar un proyecto o programa. Criterios que te permitan comparar varios proyectos potenciales para decidir cuáles de ellos hacer y cuáles no.

Los criterios pueden incluir el riesgo del proyecto, su retorno sobre la inversión, su valor actual neto, su alineamiento estratégico, sus beneficios esperados, su impacto social, ambiental o reputacional, la penetración del mercado que permitiría el proyecto, entre muchos otros criterios. Asimismo, muchas veces dichos criterios se les asigna un peso, ya que generalmente, los diferentes criterios no tienen la misma importancia para la empresa, entonces se les asigna un peso mayor a los criterios más relevantes.

Por ejemplo, una empresa que está buscando ejecutar proyectos que le permitan ingresar en nuevos mercados y lograr una mayor penetración del mercado, le dará un peso más alto (digamos 40%) al criterio de penetración o expansión del mercado, mientras que le dará un peso más bajo a otros criterios, como puede ser el riesgo (digamos 20%) o su impacto ambiental.

Formalizar la Priorización

Entonces, en la práctica, se definen procedimientos que indican de qué modo en la empresa o en los portafolios se realizarán las priorizaciones de proyecto, si se van a usar por ejemplo matrices de evaluación de proyectos con criterios y pesos asignados, o si se van a utilizar otras técnicas como por ejemplo, AHP, que significa Proceso de Jerarquía Analítica, y que es una herramienta, que muchas veces se utiliza con software, para poder tomar decisiones en grupo, que sean más objetivas y estructuradas. AHP también considera determinados criterios y le puede asignar peso a los criterios.

Hay diversas técnicas y herramientas para apoyar a las empresas y portafolios en su priorización de proyectos. Es importante aprender dichas herramientas, considerar su aplicación en nuestras empresas, PMOs, o portafolios. Es importante que, en las metodologías de proyectos, o dentro de los procesos de las oficinas de proyectos, se cuente con criterios y lineamientos claro sobre cómo priorizar los proyectos y cómo alinearlos a la estrategia de la compañía.

Quiénes deben priorizar

Además, es importante saber quiénes deben participar de la priorización, y en la misma deben participar distintos involucrados que tengan una visión distinta y complementaria de los proyectos. Por ejemplo, el gerente de riesgos de la compañía que puede evaluar el riesgo de los proyectos potenciales. El gerente de finanzas, que puede evaluar y recomendar sobre el financiamiento del proyecto. El vicepresidente de proyectos, o gerentes de proyectos que pueden recomendar sobre la factibilidad técnica del proyecto. Los ejecutivos, gerentes generales, gerentes de portafolios u otros que entiendan el alineamiento de los proyectos potenciales a los objetivos estratégicos de la empresa; entre otros actores relevantes. Así la decisión es de grupo, la cual es más objetiva que cuando es el capricho de una sola persona.

El desafío

En los países de habla hispana, tanto en América Latina y el Caribe como en España, la cultura informal a veces nos juega en contra y nos cuesta formalizar la toma de decisiones relativas a la selección y priorización de proyectos. Luego los mismos se terminan seleccionando según el gusto, interés o presupuesto de determinados ejecutivos o gerentes, que a veces sin ningún criterio prefieren un proyecto sobre otro, y se pierden la oportunidad de maximizar sus resultados.

 

Te desafío a aprender más de este tema. Para ello hay bibliografía y capacitación sobre gestión de portafolios. Puedes empezar por adquirir el libro Secretos para Dominar la Gestión de Portafolios de Programas y Proyectos o asistir a alguno de mis cursos del tema, o estoy dispuesta a apoyarte mediante consultoría para a implementar este tema tan crucial en tu empresa. Finalmente, te invito a suscribirte a mi canal de YouTube, seguirme en Twitter, Linkedin, Instagram y Facebook. donde encontrarás más conocimiento e información de valor para tu trabajo y carrera.