Materialización de riesgos
En las empresas, operaciones, proyectos, programas y portafolios, donde se gestionan los riesgos profesionalmente, existe la disciplina y está naturalizado que cada vez que un riesgo ocurre, o se materializa, dicha materialización se registra en el registro de riesgos, junto con su información. Ello es indispensable para trabajar en que los mismos riesgos no ocurran una y otra vez, y mover la rueda de la gestión del conocimiento, donde se asegure que las lecciones y el aprendizaje se incorpora en la gestión de riesgos.
POR QUÉ ES IMPORTANTE REGISTRAR LAS MATERIALIZACIONES DE RIESGOS
En las empresas o proyectos con bajo nivel de madurez en gestión de riesgos, es común encontrar resistencia por parte de las personas a registrar cuando un riesgo ocurre. A muchos incluso les cuesta asumir la ocurrencia, y ponen distintas excusas para no registrar las materializaciones. Algunos creen que exponer o dar visibilidad a los riesgos que le ocurrieron, daña su reputación, o temen ser avergonzados o señalados. Otros no quieren registrarlo en el registro de riesgos, ya que generalmente se encuentra online, y entonces tiene visibilidad del mismo el área de riesgos de la compañía, la oficina de proyectos u otros.
Esto es un error y es una de las señales de que no hay una adecuada cultura de riesgos. En una cultura de riesgos favorable, donde los riesgos se gestionan profesionalmente, las personas gestionan los riesgos con transparencia, no tienen miedo a hablar de ellos y de sus materializaciones, y saben que parte de ser cada día mejores en el tratamiento de sus riesgos es entender la causa de las materializaciones y tomar acciones proactivas para que en lo que se falló una vez, no se vuelva a fallar.
“Los problemas no se abordan hasta que se asumen. Con los riesgos pasa lo mismo, hay que ser sinceros cuando un riesgo ocurre y rápidamente darle visibilidad e ingresarlo al registro de riesgos, para luego analizar qué pasó y asegurar que no vuelva a ocurrir.”
¿QUÉ SE REGISTRA ANTE LA OCURRENCIA DE UN RIESGO?
Lo que le aconsejo a mis clientes cada vez que definimos una metodología de riesgos es que ante cada ocurrencia de un riesgo se registre:
- Qué riesgo ocurrió
- Qué provocó el riesgo
- Cuándo ocurrió
- Dónde ocurrió
- Cuál era el tratamiento existente cuando ocurrió (planes de respuesta y controles)
- En qué fallamos o qué tuvimos que haber hecho diferente
- Cuánto costó la materialización
- Cuáles serán las medidas adicionales concretas para reforzar el tratamiento
- Qué lección dejó la materialización
Registrar esta información y aclararla es parte de poner el problema sobre la mesa para discutirlo abiertamente y darle una solución de raíz. La gestión del conocimiento de los riesgos comprende aprender del pasado, de los errores, de las materializaciones, para tratar de que no vuelvan a ocurrir. Entre otros beneficios, registrar las materializaciones también permite saber cuál es la pérdida económica acumulada por todas las materializaciones de riesgos.
QUÉ DESAFÍOS HAY CON LAS MATERIALIZACIONES
El principal desafío que he encontrado es que la gente no quiere registrar cuando sus riesgos ocurren. Tienen miedo de ser señalados, culpados o avergonzados. En muchos casos quieren mostrar como que su gestión es “perfecta”, lo cual no tiene sentido, porque en general, es difícil encontrar personas que gestionando sus riesgos nunca se le haya materializado uno.
CONCLUSIÓN
Hay que perderle el miedo a registrar las materializaciones. Hay que ser conscientes de que si no se registra, no se mejora. Hay que trabajar en una cultura de riesgos de transparencia y confianza donde se hable sin miedo de las materializaciones y se realicen instancias para facilitar el aprendizaje de los riesgos ocurridos. Las empresas maduras o de clase mundial en gestión de riesgos tienen claro esto, las otras aún les cuesta asumirlo. Es parte de lo que desde las oficinas de riesgos u oficinas de proyectos se debe continuar sensibilizando y capacitando para que los riesgos se materialicen.
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