Métricas, KPIs y Dashboards
En todo portafolio, programa, proyecto, operación, departamento o gerencia, es importante contar con tableros de mando o control (Dashboards), métricas y KPIs (Key Performance Indicator o Indicador Clave de Desempeño) que indiquen la salud general de la gestión, las tendencias, y que ayuden en la gestión, así como en la toma de decisiones. Siempre les digo a mis alumnos que no contar con un dashboard es gestionar con las luces apagadas, no saber donde estamos ni para donde vamos.
POR QUÉ ES IMPORTANTE TENER UN DASHBOARD
En cualquier área de gestión debemos contar con ciertos indicadores o métricas que nos permitan gestionar, saber dónde estamos actualmente, y nos permita ver proyecciones o tendencias de hacia dónde vamos. No contar con data o información sobre la gestión hace casi imposible una adecuada gestión. Los dashboards son importantes no solo para gestionar sino también para comunicar, muchas veces comunicamos la información de un portafolio, programa, proyecto, operación, o de una gerencia, por ejemplo, de una Oficina de Proyectos (PMO) o de una Gerencia Corporativa de Riesgos o de una Vicepresidencia de Proyectos o del Área de Riesgos de Megaproyectos.
Los dashboards son un mecanismo de resumir información y presentarla en formato gráfico. Generalmente un dashboard tiene distintos gráficos dentro de indicadores mediante relojes, o también gráficos de barras, gráficos de tendencias, gráficos de información acumulada, etc. Lo bueno de un dashboard es que uno puede visualizar la información gráficamente de modo muy rápido, sin tener que leer mucha información textual.
Otra ventaja de los dashboards, es que se pueden automatizar o presentar en herramientas como Data Studio o Power Bi, entonces permite ver información en tiempo real, no en lugar de ver información estática de un mes atrás o de una foto a determinado momento. Así mismo permite navegar la información ingresando cada vez a mayor nivel de detalle (Drill-Down). Por ejemplo, si tengo una duda con un dato o una información, hago clic en ella e ingreso a ver su desglose o cómo se origina dicha data. La tendencia cada vez más es a contar con herramientas informáticas que brinden información en tiempo real, o al menos, hasta la noche anterior, en lugar de emitir informes estáticos con lo que ya pasó en un trimestre o mes pasado. La tendencia es tener más información predictiva, que mire al futuro, en lugar de solo mirar al pasado. Eso por ejemplo se logra con indicadores de predicción o tendencias.
“Debemos incorporar información que mire al futuro y proyecte, en los Dashbaords, y no solo datos del pasado.”
¿CÓMO CONSTRUIMOS UN DASHBOARD?
Frecuentemente mis alumnos me piden ejemplos de dashboards de riesgos de proyectos, de PMOs, de portafolios, del desempeño de un proyecto, etc. Pero siempre les digo que más allá de “copiar” un dashbard, deben “pensarlo”. A mi me contratan mucho para definir dashboards para mis clientes, nunca he duplicado un dashboard de un cliente en otro, porque lo importante de un dashboard es dar la información que cada empresa, portafolio, programa, proyecto, operación o área necesita, y eso puede diferir de situación o situación. Hay varios factores que inciden en qué información mostrar.
Por ejemplo, el nivel de madurez en gestión. Si tenemos un área de riesgos de nivel 3 o 4 de madurez, es decir, de nivel Profesional o Superior al Promedio, no vamos a mostrar seguramente los mismos indicadores y datos que muestra un área con madurez de nivel 0, 1 o 2, que no han llegado aún a ser profesionales. En una oficina de riesgos madura, se puede mostrar por ejemplo, métricas con cantidad de riesgos materializados, qué cantidad se materializaron en un período, en qué áreas, categorías se materializaron. Por ejemplo, en un gráfico de barras mostrar cantidad de riesgos que ocurrieron según su origen o fuente de riesgo, categoría de la RBS (Risk Breakdown Structure). Como 10 riesgos ocurrieron por falla de equipos, 15 por logística, 7 por abastecimiento, etc.
Además de la madurez, la otra consideración es ¿qué queremos o necesitamos medir para mejorar? No todas las empresas, PMOs, áreas de riesgos, oficinas de portafolios, etc. necesitan mejorar o medir lo mismo. Por ejemplo, en una PMO cliente querían mejorar primordialmente el área de alcance, riesgos y tiempo, entonces pusimos focos en las métricas para eso. En una empresa de otro cliente, el gerente general quería que su gente registre las materializaciones de riesgos para que aprendan de los errores y que los mismos riesgos no se materialicen una y otra vez, asique hicimos un dashboard de materializaciones. Entonces es importante preguntarte qué quieren medir y luego la segunda pregunta es cómo o mediante qué indicadores. También es importante preguntarle a la audiencia del dashboard que información le resultaría útil visualizar o qué necesita para decidir.
“La audiencia de un Dashbaord debe ser considerada y preguntarles qué información necesitan en el tablero para gestionar o decidir.”
Otros factores que inciden en establecer un tablero es el enfoque de trabajo, por ejemplo, no son los mismos indicadores para una PMO, portafolios o proyectos que trabajan de modo tradicional y usan por ejemplo, muchos indicadores basados en Valor Ganado o Earned Value, que si se usan solo enfoques ágiles, o híbridos.
La industria también índice como factor a considerar, ya que hay ciertos indicadores o KPI típicos de determinadas industrias. Por ejemplo, recientemente con un cliente incorporamos en su dashboar de oficina de portafolios los indicadores de ESG (Medioambiente, Social y Gobierno), lo cual es típico hoy en industrias como la minería, construcción, petroleras, etc. De hecho mi cliente es de la industria de hidrocarburos, y su Directorio les había pedido saber cuántos componentes tenía el portafolio que apuntaban a fortalecer la E (Environmental o Medioambiente), como por ejemplo, métricas relativas a emisiones de gases o protección del medio ambiente, cuántos contribuían con lo Social, y cuántos con el Gobierno.
Finalmente, si bien hay otros factores, el otro que quiero mencionar es la factibilidad. Es decir, yo puedo querer mostrar un indicador, pero si no tengo la data de origen, o no puedo medirlo, no puedo incluirlo en el dashboard. Muchas veces, si el dato hoy no existe, tal vez se puede definir un procedimiento para recabar, registrar o recopilar la información para empezar a contar con la misma de aquí en más.
CONCLUSIÓN
En mis diferentes libros que puedes conocer en mi Tienda, verás ejemplos de KPIs, métricas y dashboards, así como también en mis cursos muestro y hablo de esta temática. Sin embargo, recalco que lo importante es que pienses que es lo más valioso medir para tu situación.
Las empresas y PMOs de clase mundial y alto desempeño cuentan con dashboards robustos que apoyan su gestión y toma de decisiones. En Buchtik global ofrecemos consultoría para ayudarte a definir e implementar los dashboards que tu portafolio, programa, proyecto, PMO u oficina de riesgos necesite. Visita nuestra página de Consultoría y conoces nuestros Casos de Estudio o éxito.
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