Qué es la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo?
¿Qué es la EDT y para qué sirve?
La EDT o Estructura de Desglose del Trabajo, también llamada WBS, por sus siglas en inglés, Work Breakdown Structure, es una de mis herramientas favoritas en la gestión de proyectos y programas cuando se habla de los mismos desarrollados con un enfoque tradicional o híbrido. La misma es la herramienta clave en la búsqueda de una exitosa gestión del alcance del proyecto o programa. En la imagen del cabezal de este blog hay un ejemplo parcial de una EDT real utilizada en uno de los proyectos de un programa que yo gestioné.
Es una de las primeras herramientas que se utiliza en la formulación y planeación de un proyecto, posterior a elaborar el acta que constituye al proyecto. Sirve para identificar, entender y plasmar gráficamente el 100% del alcance del proyecto o programa. Ello se lleva acabo mediante el desglose del trabajo en distintos niveles de una estructura jerárquica donde en la cima de la jerarquía generalmente hay una caja con el nombre del proyecto, y a medida que se va bajando de nivel en dicha estructura jerárquica o árbol, se va desglosando o detallando más el trabajo.
“La EDT contiene entregables, nunca actividades o tareas. Estas últimas van en el Cronograma, no en la EDT! La EDT es un insumo para crear posteriormente el cronograma.”
EDT vs cronograma
Lo importante de esta estructura es que NO tiene tareas dentro de sí, sino que contiene en su nivel más bajo de detalle, entregables, que son elementos tangibles y verificables de trabajo. ¿Por qué no contiene tareas la EDT? Porque para contener las tareas ya tenemos el cronograma de proyecto. Sería repetitivo tener las tareas en una EDT. Para eso no se creó la EDT. No se definió para definir las tareas del proyecto, sino la estructura de entregables. Posteriormente sí, al avanzar en la planeación, esos entregables de la EDT se van a continuar descomponiendo en tareas y eso se realizará en el cronograma. Esto es una típica confusión que existe con la EDT, que muchos ingresan allí tareas y eso no es correcto.
Niveles de la EDT
La estructura de EDT entonces se compone de varios niveles. Al nivel superior se le llama nivel 1, al nivel por debajo de este nivel 2, y así sucesivamente va aumentando el número de nivel a medida que bajamos en la estructura jerárquica. La EDT se puede organizar mediante distintos criterios, por ejemplo, por zonas geográficas, es decir, una rama del árbol de la EDT descompone el trabajo que se hará en Miami para el proyecto, otra rama descompone el trabajo que se hará en Montevideo y una tercer rama, el trabajo que se realizará en Colombia. También podría organizarse por departamento o área funcional de la empresa, por ejemplo, una rama descompone el trabajo que desarrollará el área de Marketing para el proyecto, otra rama descompone el trabajo que realizará el departamento de Innovación, otra rama descompone la rama que hará el departamento de informática, y así sucesivamente. Sin embargo, este enfoque se usa más en las empresas funcionales y no tanto en aquellas que son proyectizadas. Hay otras formas de agrupar los componentes o cajas de la EDT, pero lo importante es que siempre el nivel más bajo del detalle, o el último nivel de cada rama, tiene un entregable.
La importancia de la EDT
Desde que aprendí a utilizar la WBS en mis proyectos y programas, no concibo definir el alcance de los mismos sin esta herramienta. En mi trabajo me ha servido como ninguna otra herramienta para gestionar de buen modo el alcance, y con muchos clientes que les he ayudado a implementarla, hemos comprobado los enormes beneficios de esta herramienta. Esta sigue muy vigente, si bien, hoy hay algunos enfoques de gestión de proyectos, como el ágil, que no utilizan esta herramienta, la mayoría de los proyectos aún la sigue utilizando, ya que el enfoque ágil aún tiene predominancia mayormente en la industria de tecnologías de información.
Hay mucho más para aprender sobre este tema, si te interesa, te recomiendo mi curso Secretos para Dominar la EDT en Proyectos Reales y el libro Secrets to Mastering the WBS in Real-World Projects-Second Edition, de mi autoría y publicado por el Project Management Institute en Estados Unidos, el cual es el best-seller del tema a nivel mundial. El mismo es el único de mis libros que no se vende en este sitio web sino en amazon.com.