Diferencia entre riesgo, problema e incidente

En este blog aprenderás la diferencia entre un riesgo y un problema o un hecho; así como qué es un incidente y porqué se considera al gestionar riesgos frecuentemente. Es algo que parece muy trivial pero que muchas veces, en el mundo real, se genera confusión con estos términos, y para poder gestionar los riesgos con éxito es necesario tener estos conceptos claros, ya sea que se gestionen riesgos corporativos, operacionales, de portafolios, de programas o de proyectos.

Definiendo el riesgo y los problemas

“Un riesgo no es un problema. Un riesgo podría ocurrir. Un problema ya ocurrió o está ocurriendo.”

El riesgo se define como un evento o condición incierta que si ocurre afectará los objetivos de la empresa, portafolio, programa, proyecto u operación, según el caso. Dice “si ocurre”, esto implica que un riesgo podría ocurrir o no. Existe una posibilidad o probabilidad de ocurrencia. El riesgo se define como la probabilidad de ocurrencia del riesgo por el impacto de este si ocurre. Es decir: R = P * I

En cambio, un problema o un hecho ya ocurrió o está ocurriendo. Allí no hay incertidumbre. No hay una probabilidad de ocurrencia. La probabilidad es 100%.

Cuando gestionamos los riesgos debemos de tener cuidado de NO incorporar hechos o problemas en el registro de riesgos. Los hechos o problemas del proyecto sí deben gestionarse, pero no en el registro de riesgos, sino dentro del plan del proyecto.

Diferenciando los riesgos de los hechos

Cuando tenemos dudas si lo que estamos tratando de definir es un riesgo o un problema, nos debemos preguntar: “Esto es algo que podría ocurrir o es algo que ya ocurrió o está ocurriendo?” Si la respuesta es “podría ocurrir”, entonces estamos ante un riesgo. Si la respuesta es que “ya ocurrió o está ocurriendo”, entonces estamos ante un hecho.

Cuando hago auditorías de riesgos para mis clientes suelo revisar los registros de riesgos de estos. He encontrado riesgos escritos como “Falta de recursos humanos”. Más allá de que este riesgo no sigue ninguna buena práctica en su formulación, porque no tiene claramente definida su causa(s), su riesgo y su(s) impactos, tampoco es específico; pero solo a efectos didácticos pensemos en este riesgo.

Cuando leo “Falta de recursos humanos” le pregunto a quién lo escribió: ¿Esto es un riesgo o es un hecho? “¿Los recursos humanos te faltan o te podrían faltar” Si la respuesta es “me faltan”, entonces le digo: “’Quítalo del registro de riesgos y gestiónalo en el plan del proyecto!” Otros ejemplos:

Está lloviendo –> Hecho

Ayer llovió –> Hecho

Podría llover el viernes –> Riesgo

En estos días se dio una situación en mi país donde se informó que existía el riesgo de saturación de las unidades terapias intensivas o CTIs a raíz del COVID, o lo que es lo mismo, que la saturación de CTIs estaba en zona roja de riesgo. Posteriormente salieron los sindicatos de médicos a hablar de catástrofe inminente generando pánico en la población. La pregunta es, ¿era un riesgo o una catástrofe? Si era un riesgo no era un hecho ni una catástrofe porque una catástrofe es un hecho. En la prensa se generó mucho ruido y cuando leía notas y comentarios me daba cuenta que las personas no entendían la diferencia entre un riesgo alto y una catástrofe o un hecho. Hablaban como que el problema, hecho o catástrofe ya estaba consumado cuando aun no era así, era solo un riesgo, un riesgo alto sí, un riesgo de zona roja o alta, pero no un hecho.

Riesgos materializados

Cuando digo que no debemos incluir hechos en el registro de riesgos, me refiero a cuando estamos FORMULANDO o identificando un riesgo. Sin embargo, una vez que tenemos un riesgo correctamente identificado y formulado en el registro de riesgos, podría pasar que luego el riesgo se materialice u ocurra. En este caso, el riesgo no se elimina del registro de riesgos, queda allí como histórico de que en algún momento fue un riesgo identificado si bien luego ocurrió, o permanece allí porque es un riesgo recurrente, es decir, un riesgo que podría ocurrir varias veces durante la vida del proyecto. Por ejemplo, el riesgo de accidentes es recurrente. Durante la ejecución de un proyecto podrían ocurrir uno o más accidentes.

Diferenciando los riesgos de los incidentes

Cuando se gestionan riesgos, frecuentemente se habla también de gestión de incidentes. ¿Cuál es la diferencia entre riesgo e incidente? Un incidente es un hecho, es algo que ocurrió o que está ocurriendo, pero a diferencia de los hechos o problemas que definí antes, son pequeños hechos. En inglés son “issues”. Son pequeños hechos o problemitas que, si no se gestionan cuidadosamente, se pueden convertir en riesgos para el proyecto. Por eso, en muchos casos, hay empresas o proyectos que además de gestionar los riesgos, gestionan también los incidentes. Para gestionar los incidentes se utiliza un registro de incidentes, que es una planilla más sencilla que el registro de riesgos, y que no incluye probabilidad e impacto porque un incidente no es un riesgo, no tiene probabilidad e impacto.

Si te interesa profundizar en este tema, puedes encontrar información adicional, así como plantillas de registro de riesgos y de registro de incidentes en mi libro Secretos para Dominar la Gestión de Riesgos en Proyectos Cuarta Edición, o a participar de mi próximo curso Secretos para Dominar la Gestión de Riesgos en Proyectos donde discutimos estos temas.

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