Roadmap o mapa de ruta de programa y portafolio

Una herramienta clave de gestión de programas y portafolios

El mapa de ruta, conocido también como roadmap en inglés, es uno de los elementos centrales de la planificación de portafolios o carteras de proyectos y operaciones. Ofrece una representación visual y cronológica de los componentes del portafolio. Es decir, muestra cuándo inicia y termina cada proyecto, programa, subportafolio u operación del portafolio.

En general, en una primera columna muestra el nombre de los componentes, y en la fila superior los períodos o rango de fechas, en una línea de tiempo. Allí representas en qué momento ejecutarás cada componente y en qué orden. El mapa también ayuda a visualizar si los componentes se ejecutan en secuencia o en paralelo, sus hitos, entrega de beneficios, entre otra información.

En algunos casos el mapa muestra los objetivos estratégicos y el vínculo entre los componentes y dichos objetivos. La línea de tiempo es a alto nivel. No muestra días ni semanas, sino meses, trimestres, semestres o años, dependiendo del horizonte de tiempo del portafolio. Esta línea de tiempo se utilizará como insumo para definir los cronogramas detallados de cada componente.

En el mapa se pueden identificar también las interdependencias o dependencias que existen entre los componentes. El diagrama podría mostrar no solo las dependencias internas al portafolio, que son aquellas que conectan los elementos dentro del mismo, sino también las externas, que son aquellas dependencias o conexiones entre los componentes del portafolio con otros portafolios, departamentos, contratistas, etc. Dichas dependencias, si no están en el mapa de ruta podrían estar en un diagrama de interdependencias.

Para crear un mapa de ruta del portafolio generalmente realizas un análisis de interdependencias, un análisis costo-beneficio y un análisis de priorización. El mapa de ruta es un documento dinámico que se va actualizando en función de las necesidades, de los cambios del mercado, de aumentos de costos, nuevos riesgos, etc. Al optimizar el portafolio, por ejemplo, podría surgir la necesidad de cambiar la fecha de inicio o finalización de un componente y así se modificaría este mapa de ruta.

En caso que no utilices una herramienta informática para gestionar tus portafolios, puedes utilizar la Plantilla 11 para crear manualmente un mapa de ruta de portafolio la cual se encuentra en mi libro Secretos para Dominar la Gestión de Portafolios de Programas y Proyectos, el cual puedes adquirir únicamente en mi tienda online. Allí también podrás profundizar más sobre esta temática de gestión de portafolios. El concepto de mapa de ruta aquí lo he comentado para portafolios o carteras de proyectos pero es una herramienta vital también en la gestión de programas y aplica del mismo modo.