Sistema online de control de cambios en proyectos o programas

El eterno desafío de gestionar bien los cambios en proyectos y programas.

Una de las dificultades más relevantes que he escuchado por parte de mis clientes que desarrollan proyectos de modo tradicional o híbrido, principalmente de aquellos que lo hacen para clientes externos, que venden proyectos y que por lo tanto tienen una relación contractual, es que poseen dificultades en realizar una gestión adecuada y oportuna de los cambios del proyecto o programa. Los vicepresidentes de proyectos, los gerentes de programas o portafolios, o los responsables de las oficinas de proyectos, muchas veces se me quejan de que sus líderes de proyectos no saben gestionar los cambios efectivamente. Que muchos cambios se conversan, no se dejan registro de ello a tiempo porque se dejan para formalizar más adelante, y luego no se formalizan o se formalizan fuera de tiempo, generando sobrecostos al proyecto, conflictos entre el proyecto y sus clientes, y en el peor de los casos litigios.

El uso de software para agilizar y asegurar una buena gestión de cambios

En ese sentido, he trabajado con clientes donde hemos desarrollado aplicaciones sencillas de software que nos permiten registrar solicitudes de cambios de modo online, apenas ellas se solicitan. Luego que se cargan las solicitudes en un formulario de solicitud de cambio predefinida, el software permite asignar a las distintas personas que deben estudiar la evaluación, los evaluadores ingresarán en el mismo software el resultado de su evaluación con su recomendación para quienes decidirán sobre el cambio, y esa información formará parte de la solicitud de cambio.

Finalmente, con la solicitud ingresada y evaluada, el sistema le solicita a los decisores tomar una decisión sobre si aprueba o rechaza el cambio, o por el contrario lo aprueba pero con salvedades, o si solicita estudios o información adicional a quién ingresó la solicitud o a los evaluadores. Simplificando, este sería el proceso.

Lo bueno de tener un software para esto es que permite dejar trazabilidad de todos los cambios en tiempo real, habilita a que ya no sea necesario muchas veces estar viajando de un lado a otro con papeles, hasta que se llegue a los puntos donde se precisa una firma física, en caso que no se pueda realizar una firma digital.

También la PMO, el gerente de proyectos, el solicitante del cambio, el cliente o quien se defina, se puede enterar en tiempo real mediante una notificación cuándo un cambio se empieza a evaluar, cuando la evaluación se completó, cuándo se aprobó o rechazó y porqué, etc.

Asimismo, este sistema, cuando a nivel de PMO se utiliza para todos sus proyectos, permite tener métricas y datos para analizar la efectividad de la gestión del control de cambios en los proyectos y programas, permite también identificar cuáles decisores son los cuellos de botella en aprobar cambios, permite identificar cuáles cambios ya están retrasados en su formalización o cualquier paso de su gestión.

Hemos implementado esta buena práctica con varios clientes donde en poco tiempo se han constatado ahorros y se ha visto minimizado los sobrecostos derivados de una mala gestión del control de cambios.

Si te interesa más información sobre este tema, te animo a estar pendiente a mis próximo Curso Secretos para Dominar el Control de Cambios en Proyectos y Programas. Te invito además a profundizar sobre este tema en mi Curso Elearning. No te olvides de suscribirte a mi canal de YouTube, seguirme en Twitter, Linkedin, Instagram y Facebook